PRIVACYREGLEMENT CHIQCARE WOONZORG

Privacyreglement ChiqCare Woonzorg

 

Privacyreglement ChiqCare Woonzorg

 

  1. Begripsbepalingen

1.1. Persoonsgegevens
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

1.2. Persoonsregistratie
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen of vernietigen van gegevens.

1.3. Verstrekken van gegevens uit de Persoonsregistratie
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de Persoonsregistratie zijn opgenomen of die door bewerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

1.4. Verzamelen van persoonsgegevens

Het verkrijgen van persoonsgegevens.

1.5. Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

1.6. Verantwoordelijke
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.7. Bewerker van de Persoonsregistratie
Degene, die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.8. Betrokkene
Degene over wie Persoonsgegevens in de Persoonsregistratie zijn opgenomen.

1.9. Beheerder van de Persoonsregistratie
Degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg van een Persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

1.10. Gebruiker van de Persoonsregistratie
Degene die geautoriseerd is gegevens in de Persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van de Persoonsregistratie kennis te nemen.

1.11. Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

1.12. Externe opdrachtgever
De persoon of rechtspersoon die de opdracht tot enige vorm van beroepsmatig handelen heeft gegeven, niet zijnde de betrokkene. De opdracht omvat zowel vraagstelling die aan het beroepsmatig handelen ten grondslag ligt, als afspraken omtrent voortgang, procedurele aspecten en rapportage en de financiële afwikkeling van de opdracht.

1.13. Ontvanger
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

1.14. Toestemming van Betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.15. College bescherming persoonsgegevens
Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.

 

  1. Reikwijdte

2.1. Dit reglement is van toepassing op de Persoonsregistratie die betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens door ChiqCare Woonzorg van personen, ook wel cliënten genoemd.

 

  1. Doel van de Persoonsregistratie

3.1. Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP.

3.2. Dit reglement is van toepassing binnen ChiqCare Woonzorg en kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:

  • personalia/identificatiegegevens
  • financieel/administratieve gegevens
  • begeleidingsgegevens

Deze categorieën van gegevens en hun herkomst worden nader gespecificeerd in Bijlage A bij dit reglement. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.

 

  1. Voorwaarden voor een rechtmatige Persoonsregistratie

4.1. De Persoonsregistratie geschiedt in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform de wettelijke eisen.

4.2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die niet verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor ze worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

4.4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

  1. Persoonsregistratie (betreffende gegevens, niet zijnde zorggegevens)

5.1. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

  • De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend
  • Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst
  • Dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen
  • Dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene
  • Dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde en het belang van de betrokkene niet prevaleert.

 

  1. Persoonsregistratie betreffende zorggegevens

6.1. De Persoonsregistratie geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede begeleiding van betrokkene, dan wel beheer van betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.

6.2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van betrokkene.

6.3. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

 

  1. Vertrouwelijkheid

7.1. De verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens in te zien of te verwerken is verplicht tot geheimhouding van wat hem/haar uit hoofde van de uitoefening van de zijn/haar functie ter kennis komt voor zover de gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Deze verplichting blijft na beëindiging van de professionele contacten bestaan.

7.2. Wanneer het rapporteren aan een externe opdrachtgever of aan derden deel uitmaakt van de opdracht, dan geldt voor de gegevens, die relevant zijn voor de rapportage, geen geheimhoudingsplicht tegenover de ontvanger van de rapportage.

7.3. Betrokkene heeft het recht rapportering aan de externe opdrachtgever te blokkeren, tenzij de externe opdrachtgever een bevoegdheid heeft om de rapportage op te eisen, ontleend aan een wettelijke regeling.
Indien betrokkene niet het recht heeft de rapportage te blokkeren, dan wordt hij/zij in de gelegenheid gesteld binnen de termijn van een week eventuele bezwaren tegen de rapportage op schrift te stellen en zullen deze gelijktijdig met de rapportage naar de externe opdrachtgever worden verzonden.

7.4Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een derde gegevens verstrekt worden indien:

  • Het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of
  • Het vragen van toestemming gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

Verstrekking is pas mogelijk indien:

  • Het onderzoek het algemeen belang dient
  • Het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
  • Voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

 

  1. Informatieverstrekking aan Betrokkene

8.1. Wanneer van betrokkene zelf persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijgen de betrokkene zijn/haar identiteit en de doeleinden van de Persoonsregistratie mede, tenzij de betrokkene hiervan al op de hoogte is.

8.2. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie. Daarbij in acht nemend de aard van de gegevens, de omstandigheden, waaronder zij worden verkregen en het gebruik dat ervan wordt gemaakt.

8.3. Bij verkrijging van persoonsgegevens buiten betrokkene om wordt betrokkene vooraf toestemming gevraagd.

8.4. Bij verkrijging van persoonsgegevens buiten betrokkene om, deelt de verantwoordelijke zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens bestemd zijn mee.

 

  1. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

9.1. Betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.

9.2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 4 weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

9.3. Voor de verstrekking van het afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

9.4. Het recht op inzage kan worden geweigerd wanneer het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt.

 

  1. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

10.1. Desgevraagd worden opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

10.2. Betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem/haar betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist zijn, voor doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn.

10.3. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

10.4. De betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem/haar betrekking hebbende gegevens.

10.5. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hieraan wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

10.6. De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van wettelijk voorschrift vereist is.

 

  1. Bewaren van gegevens

11.1. De bewaartermijn van Persoonsgegevens per individuele betrokkene vangt aan bij beëindiging van het contract met de externe opdrachtgever dat ten grondslag ligt aan de dienstverlening van ChiqCare Woonzorg aan betrokkene.

11.2. Bij beëindiging van de met externe opdrachtgever afgesloten overeenkomst die ten grondslag ligt aan de dienstverlening van betrokkene, zal ChiqCare Woonzorg alle tot de persoon te herleiden gegevens, data en/of resultaten van personen ter beschikking stellen van de externe opdrachtgever, indien deze dit wenst.

11.3. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften worden de gegevens uit de Persoonsregistratie tenminste vijf jaar bewaard, na aanvang van de bewaartermijn conform artikel

11.4. Indien de bewaartermijn van vijf jaar is verstreken, worden de betreffende Persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.

11.5. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

 

  1. Melding van een verwerking van gegevens

12.1. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de realisatie van een doeleinde of samenhangende doeleinden is bestemd, wordt alvorens met de bewerking wordt begonnen, gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

 

  1. Klachten

13.1. Indien betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd kan hij/zij zich wenden tot:

  • De verantwoordelijke
  • De klachtenbemiddelaar, dan wel de klachtencommissie van ChiqCare Woonzorg
  • Het College Bescherming Persoonsgegevens en conform de WBP verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de WBP.
  • Dan wel gebruik maken van de in hoofdstuk 8 van de WPB neergelegde beroepsmogelijkheden.

 

  1. Wijziging, inwerkingtreding en inzage van het reglement

14.1. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. Een afschrift van het gewijzigde reglement wordt ter inzage gelegd op alle vestigingen van ChiqCare Woonzorg. Deze wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.

14.2. Dit reglement is per 19 juni 2017 in werking getreden in te zien op de website van Chiqcare Woonzorg; www.chiqcare.nl

 

AANVULLINGEN

Categorieën de herkomst van gegevens
1. Omschrijving categorieën van gegevens.
A. Onder personalia/identificatiegegevens wordt verstaan naam, adres en woonplaats en gegevens over de burgerlijke stand van de Betrokkene.
Het gaat hierbij met name om naam, adres, postcode, woonplaats, correspondentieadres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN nummer, kopie paspoort/ID.

  1. Onder financiële/administratieve gegevens wordt verstaan gegevens noodzakelijk voor de financiële en administratieve afwikkeling van de dienstverlening. Het gaat hierbij met name om de volgende gegevens:
    Machtigingsgegevens en betalingsgegevens.
  2. Herkomst van de gegevens.
    A. Financiële/administratieve gegevens worden verkregen door toedoen van de verantwoordelijke
    B. Arbeidsintegratie gegevens worden verkregen door mondelinge of schriftelijke informatie.

 

Toegang tot persoonsgegevens

Binnen ChiqCare Woonzorg  wordt getracht met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om te gaan met persoonsgegevens van cliënten.
Zoals aangegeven bij Hoofdstuk 3 zijn er 2 categorieën te onderscheiden:

  • personalia/identificatiegegevens
    · financieel/administratieve gegevens
  1. Personalia/ identificatiegegevens

Binnen deze categorie worden gegevens opgeslagen binnen het ECD en het dossier.
Toegang tot deze gegevens heeft elke medewerker van ChiqCare Woonzorg die uit hoofde van zijn of haar functie in de dossiers en in het ECD moet kunnen.
De dossiers zijn opgeslagen in afsluitbare archiefkasten die weer in een afsluitbare ruimte staan. Het ECD is alleen toegankelijk voor medewerkers van ChiqCare Woonzorg. Toegang tot het ECD kan alleen maar verkregen worden door het invoeren van een door de directie toegekend gebruikersnaam en wachtwoord.

  1. Financieel/ administratieve gegevens

Binnen deze categorie worden financiële gegevens opgeslagen op een aparte schijf op de server die alleen toegankelijk is voor de directie van ChiqCare Woonzorg.
De directie heeft als enige de mogelijkheid om nieuwe beheerders toe te voegen en dus toegang te verschaffen tot deze schijf.

De administratieve gegevens worden bewaard in de computer van de directie. De directie heeft toegang tot alle codes en is hier beheerder van.

Back-up

Van het ECD maakt directie een back-up. In de verklaring is opgenomen dat ook met de back-up informatie vertrouwelijk wordt omgegaan.