Cliëntenraad

Tekst over cliëntenraad:….

Nieuwe wet medezeggenschap vertellen hoe of wat

Regelement?  Is dat nodig?

Cliëntenraad ChiqCare WoonZorg BV.

   Huishoudelijk reglement  

        Cliëntenraad

Onderdeel van kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001:2015.
Op grond van Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ).
pagina-einde

1. Algemeen

a. Dit reglement bevat bepalingen omtrent de uitoefening van de taken en de werkwijze van de cliëntenraad van ChiqCare.
b. De cliëntenraad is bevoegd het bepaalde in dit huishoudelijk reglement te wijzigen. Bij besluitvorming hieromtrent zijn de bepalingen in artikel 5,6 en 7 van toepassing.
c. De bepalingen in het huishoudelijk reglement vloeien voort uit het kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001:2015 en de daaraan verbonden jaarstukken en werkprotocollen.

2. Functies

a. De cliëntenraad kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
b. De functie van secretaris en penningmeester kan, indien de cliëntenraad zulks wenst dan wel er géén andere kandidaten zijn, in één persoon worden verenigd.
c. Voor speciale aandachtspunten of bijzondere gebeurtenissen kunnen commissieleden benoemd worden die belast zijn met een speciale opdracht of aandachtspunt. Deze taak kan tijdelijk of structureel zijn.
d. De functies en de functieverdeling binnen de cliëntenraad worden openbaar kenbaar gemaakt aan de cliënten en ChiqCare.

3. Bestuur en Taken

a. De voorzitter leidt de vergaderingen van de cliëntenraad. Hij/Zij draagt zorg voor de naleving van dit reglement en ziet erop toe dat de cliëntenraad zijn taak naar vermogen uitvoert.
b. Bij afwezigheid van de voorzitter, kiest de cliëntenraad een plaatsvervanger. Deze neemt, voor de duur van de vervanging, de taak en bevoegdheden van de voorzitter over. Als plaatsvervangend voorzitter is hij/zij bevoegd om namens de cliëntenraad op te treden.
c. De secretaris draagt zorg voor een goede geordende administratie en vastlegging stukken.
d. De secretaris draagt bij het neerleggen van zijn functie alle bij die functie behorende stukken in goede staat over aan zijn opvolger.
e. De secretaris kan zich bij de uitoefening van zijn taak laten assisteren. In alle gevallen blijft hij wel eindverantwoordelijk. Eveneens kan de secretaris per afzonderlijke vergadering een notulist aanwijzen.
f. De penningmeester draagt zorg voor het beheer van de financiële administratie, (inleg)gelden en overige bezittingen van de cliëntenraad.
g. De penningmeester draagt bij het neerleggen van zijn functie alle bij de functie behoernde stukken in goede staat over aan zijn opvolger.
h. De penningmeester kan zich bij de uitoefening van zijn taak laten assisteren. In alle gevallen blijft hij wel eindverantwoordelijk tegenover derden.

4. Werkwijze en vergaderingen

a. De cliëntenraad komt jaarlijks tenminste 3 maal bij elkaar volgens een door de cliëntenraad vast te stellen vergaderrooster.
b. De cliëntenraad komt eveneens bijeen indien de voorzitter dit nodig acht en binnen 20 werkdagen nadat tenminste 3 leden van de cliëntenraad een schriftelijk en gemotiveerd verzoek hebben ingediend bij de secretaris.
c. De secretaris roept de cliëntenraad bij elkaar. Bij voorkeur schriftelijk. De uitnodiging moet tenminste 2 weken voor de vergaderdatum worden verzonden, tezamen met de agenda en eventuele aanvullende agendapunten en/of vergaderstukken.
d. De agenda voor de vergadering wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter opgesteld en ter inzage voorgelegd aan de cliënten van ChiqCare en ChiqCare zelf.
e. De leden van de cliëntenraad hebben het recht om onderwerpen aan de agenda toe te voegen.
f. Een vergadering gaat door bij aanwezigheid van tenminste 3 leden van de cliëntenraad.
g. Indien er minder dan 3 leden voor aanvang van de vergadering aanwezig zijn, gaat de vergadering niet door en zal de secretaris een nieuwe datum vaststellen. Alsdan gelden de bepalingen van artikel 4.c.
h. De cliëntenraad kan deskundigen, belanghebbende en/of assistent uitnodigen een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.
i. Cliënten van ChiqCare kunnen bij de vergadering aanwezig zijn, tenzij naar het oordeel van de voorzitter hierdoor het goed functioneren van de cliëntenraad wordt belemmerd of dat er vertrouwelijke onderwerpen worden besproken. Cliënten die de vergadering bijwonen hebben géén stemrecht.

5. Stemrecht en besluitvorming

a. Ieder lid van de cliëntenraad heeft stemrecht, tenzij in dit reglement anders wordt bepaald.
b. De cliëntenraad beslist bij meerderheid van stemmen, tenzij anders is bepaald.
c. Over zaken wordt mondeling gestemd of bij handopsteking. Over persoonlijke kwesties wordt uitsluitend schriftelijk gestemd. Blanco stemmen zijn direct ongeldig.
d. Staken de stemmen, dan wordt het voorstel verworpen en kan er een verzoek worden ingediend om op een later tijdstip dit voorstel nogmaals in te brengen.
e. De cliëntenraad neemt geen besluit over samengestelde commissies, indien leden van die afzonderlijke commissie niet aanwezig zijn tijdens de stemming.
f. De cliëntenraad neemt geen besluit over onderwerpen die de goede naam van ChiqCare beschadigen en/of het belang van ChiqCare en diens cliënten wordt geschaad. In dat geval zal de voorzitter eerst melding doen aan de directie van ChiqCare.

6. Geheimhouding en verslag

a. De secretaris maakt van elke vergadering van de cliëntenraad een verslag. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Na vaststelling wordt het verslag door de voorzitter en secretaris ondertekend.
b. Het verslag wordt na de ondertekening zoals genoemd onder 6.a ter kennisname aangeboden aan de directie van ChiqCare, terwijl overige cliënten op verzoek het verslag mogen inzien.
c. De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid als lid van de cliëntenraad vernemen en die informatie waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze aangemerkt kunnen worden als vertrouwelijke informatie.
d. De geheimhoudingsplicht zoals hiervoor omschreven duurt voort na het einde van het lidmaatschap van de cliëntenraad en tenminste tot 5 jaar NA uitzorg bij ChiqCare.
e. De leden en de cliëntenraad zelf mogen nimmer informatie, verslagen en/of begrotingen, zonder uitdrukkelijke toestemming van de directie van ChiqCare on-line publiceren, dan wel plaatsen op social media pagina’s zoals Facebook, instagram, LinkedIn, Whatsapp etc.

7. Vertegenwoordiging en derden

a. De voorzitter en de secretaris zijn gezamenlijk bevoegd de cliëntenraad in rechte te vertegenwoordigen.
b. De voorzitter is bevoegd de cliëntenraad bij de dagelijkse gang van zaken te vertegenwoordigen. Bij verhindering kan de voorzitter een ander lid van de cliëntenraad benoemen om hem/haar buiten rechte te vertegenwoordigen.
c. De cliëntenraad kan commissies instellen ter voorbereiding van door de cliëntenraad te behandelen onderwerpen en/of activiteiten. Personen die géén lid zijn van de cliëntenraad kunnen ook tot commissielid worden benoemd.
d. De cliëntenraad legt vooraf schriftelijk vast wat de taak, de samenstelling en de bevoegdheid is van de commissie.
e. Benoemde commissieleden vallen eveneens onder de geheimhouding zoals omschreven in artikel 6.c en 6.d.
f. De cliëntenraad kan zich bij de werkzaamheden laten bijstaan door een derde partij, te weten: een adviseur, een ondersteuner, een ervaringsdeskundige.
g. De cliëntenraad regelt schriftelijk met de derde partij de gewenste werkzaamheden en al het overige dat de cliëntenraad wenselijk acht. Anderzijds legt de derde partij verantwoording af aan de cliëntenraad van zijn/haar werkzaamheden.
h. Een derde, zoals hiervoor omschreven, heeft géén dienstverband bij de cliëntenraad en kan niet functioneren op basis van een arbeidsovereenkomst.

8. Financiën en jaarverslag

a. De financiële middelen van de cliëntenraad bestaan uit 1. Donaties vanuit ChiqCare, 2. Eigen bijdrage van cliënten en 3. Andere inkomsten (giften, sponsoring etc).
b. De cliëntenraad stelt jaarlijks, voor aanvang van het nieuwe boekjaar, de begroting en het werkplan voor het komende jaar vast.
c. De cliëntenraad stelt jaarlijks, binnen 3 maanden na afloop van het boekjaar, het financieel jaarverslag en de werkzaamheden van het afgelopen jaar vast.
d. Zowel de jaarlijkse begroting als het financieel jaarverslag wordt jaarlijks ter inzage en controle aangeboden aan de algemene vergadering van cliënten en aan de directie van ChiqCare.
e. Zowel het jaarlijks werkplan als het verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar worden jaarlijks ter inzage en controle aangeboden aan de algemene vergadering van cliënten en aan de directie van ChiqCare.
e. De Cliënten zijn vrij om op de algemene vergadering zich uit te spreken over alle stukken die ter inzage worden aangeboden en mogen de cliëntenraad verzoeken om nadere uitleg te geven over de (ontwerp)verslagen en plannen.

9. Algemene vergadering cliënten

a. De cliëntenraad organiseert tenminste één maal per jaar een algemene vergadering waarvoor alle cliënten, die op dat moment in zorg zijn bij ChiqCare, worden uitgenodigd.
b. De datum waarop de algemene vergadering wordt gehouden, wordt tenminste 4 weken van tevoren aan de cliënten en ChiqCare kenbaar gemaakt.
c. De cliëntenraad stelt de agenda van de algemene vergadering op en zal de verslagen en plannen zoals omschreven in artikel 8.d en 8.e ter inzage aanbieden aan cliënten en ChiqCare.
d. De cliëntenraad roept, binnen een redelijke termijn, een (extra) algemene vergadering bijeen als tenminste 50% van de cliënten hiertoe een schriftelijk verzoek dmv een handtekening aan de cliëntenraad heeft ingediend.
e. De voorzitter van de cliëntenraad fungeert als (dag)voorzitter van de algemene vergadering. Deze is wel bevoegd om zich te laten vervangen.
f. De secretaris van de cliëntenraad draagt zorg voor de notulen van de algemene vergadering en deze worden naderhand ter kennis aangeboden aan de leden, de cliënten en aan ChiqCare.
g. Op de besluitvorming door de algemene vergadering is artikel 5 van dit reglement van toepassing. De aanwezige cliënten hebben in dat geval het stemrecht.
h. De algemene vergadering wordt tenminste in de gelegenheid gesteld zich uit te spreken over de (ontwerp) werkplannen, jaarverslagen, begrotingen en financieel jaarverslagen.
i. Wanneer, gezien de aard van het cliëntenbestand, het houden van een algemene vergadering voor cliënten niet goed realiseerbaar is, zal de cliëntenraad in samenspraak met ChiqCare een passende oplossing zoeken om de cliënten toch goed te informeren.

10. Schorsing en beëindiging

a. De cliëntenraad kan besluiten een lid te schorsen, indien redelijkerwijs de voortzetting van het lidmaatschap door de cliëntenraad niet kan worden gevergd en/of gewaarborgd.
b. De schorsing duurt in beginsel 3 maanden en kan door de cliëntenraad éénmalig met dezelfde periode worden verlengd, tenzij de cliëntenraad heeft besloten de schorsing eerder op te heffen.
c. Een besluit tot schorsing van een lid wordt door de gehele cliëntenraad genomen, nadat het betrokken lid in de gelegenheid is gesteld om zich hiertegen te verweren.
d. Bij het besluit over de schorsing heeft het betrokken lid zelf géén stemrecht.
e. Na verloop van 3 maanden kan de cliëntenraad besluiten de schorsing om te zetten naar een definitief ontslag. Het betrokken lid ontvangt hierover schriftelijk bericht.
f. De cliëntenraad heeft de bevoegdheid een lid te ontslaan met onmiddellijke ingang, indien de gedraging van de betrokkene dusdanig ernstig is en de overweging tot schorsing overbodig maakt.
g. Indien een lid van de cliëntenraad bij ChiqCare uit zorg gaat, eindigt van rechtswege zijn/haar lidmaatschap per datum “uit zorg”.
h. Voor alle leden van de cliëntenraad geldt een opzegtermijn van 2 maanden.
i. Voor alle bestuursleden van de cliëntenraad geldt in beginsel dat zij zich kandidaat stellen voor tenminste 1 kalenderjaar, waarna zij zich wederom herkiesbaar kunnen stellen.
j. Bij onvoorziene omstandigheden waarbij een bestuurslid onmogelijk zijn/haar taak kan blijven vervullen, zal de voorzitter dan wel diens plaatsvervanger, eervol ontslag verlenen.

11. Slotbepaling

a. In gevallen waarin dit regelement niet voorziet, zal de cliëntenraad zelf een besluit nemen.
b. Indien gewenst kan de voorzitter zich te aller tijden wenden tot de directie van ChiqCare.
c. Bij gerechtelijke vraagstukken en/of onvermijdelijke processen zal het nederlands recht van toepassing zijn.